Job Description
Assister le Directeur Général dans la gestion quotidienne, stratégique et confidentielle de ses activités, assurer la fluidité de l’information, la coordination des directions et contribuer à l’efficacité opérationnelle du groupe de grande distribution.
1. Assistance administrative et organisationnelle
- Gérer l’agenda complexe du Directeur Général (réunions, déplacements, priorités)
- Organiser les réunions de direction, comités exécutifs et conseils
- Préparer les dossiers stratégiques et supports de décision
- Rédiger comptes rendus, notes de synthèse et courriers confidentiels
- Assurer l’archivage physique et numérique des documents stratégiques
2. Coordination et interface interne
- Servir d’interface entre la Direction Générale et les différentes directions
- Suivre l’exécution des décisions prises en comité de direction
- Relancer les responsables sur les échéances clés
- Centraliser les rapports périodiques (ventes, marges, stocks, RH)
3. Suivi des activités stratégiques
- Participer au suivi des projets structurants (ouverture de magasins, réorganisation, digitalisation, logistique)
- Mettre à jour les tableaux de bord de pilotage du DG
- Contribuer à la préparation des revues de performance
- Alerter sur les retards, risques ou incohérences
4. Communication et représentation
- Filtrer et hiérarchiser les sollicitations internes et externes
- Accueillir les partenaires et invités du DG
- Assurer une communication professionnelle et institutionnelle
- Garantir la confidentialité des échanges et informations sensibles
5. Gestion logistique et déplacements
- Organiser les déplacements professionnels (missions terrain, visites magasins)
- Gérer les notes de frais et aspects logistiques liés aux déplacements
- Anticiper les contraintes opérationnelles du DG
Compétences techniques
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissances avancées des outils et logiciels de planification et de gestion d’agenda : Microsoft Outlook (calendrier partagé, gestion des priorités, invitations et rappels), Google Calendar, outils collaboratifs de planification (Microsoft Teams, Zoom, agendas partagés), coordination de rendez-vous complexes avec interlocuteurs internes et externes, gestion des conflits d’agenda et optimisation du temps du Directeur Général.
- Capacité de rédaction professionnelle et synthétique
- Organisation avancée et gestion des priorités
- Connaissance des enjeux de la grande distribution (stocks, marges, flux)
- Maîtrise des outils de reporting et tableaux de bord
Aptitudes personnelles
- Discrétion et loyauté absolues
- Sens aigu de l’organisation et de l’anticipation
- Excellente communication orale et écrite
- Réactivité, autonomie et fiabilité
- Diplomatie et fermeté professionnelle
- Capacité à travailler sous pression et avec des dirigeants
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